Nicolas Vivant : Nous allons attaquer cette table ronde dédiée aux migrations. Il est rare qu’on naisse avec de l’open source dans son infra. En général, on est dans une situation où on utilise les mêmes outils que tout le monde, fournis par les mêmes prestataires qu’à tout le monde, avec les mêmes coûts de licence que tout le monde, et puis un jour on voit la lumière, c’est ce qui se passe, une épiphanie, et on se dit « mince, je peux faire mieux pour beaucoup moins cher et surtout mettre en place quelque chose qui est plus en lien avec mes valeurs. » On va donc parler de migration avec des exemples très concrets.
Pour cette table ronde qui est, en fait, une table rectangulaire avec une banquette ronde, on accueille
Nicolas Benoît qui est secrétaire général de l’Union départementale CGT,
Damien Accorsi qui est le PDG de la société Algoo [1] de Moirans,
Marie-Jo Kopp Castinel, PDG de la société OpenGo [2]
et Baptiste Danielewicz qui est le responsable informatique de la ville de Claix. Danielewicz.
Ce n’est pas un hasard si on a mis ces gens-là ensemble, c’est qu’il y en a un certain nombre qui ont travaillé ensemble sur des migrations. Tout l’intérêt de cet échange c’est d’avoir un point de vue client, un point de vue prestataire sur la façon dont les choses se sont organisées.
Ma première question pour toi, Nicolas : à la CGT, qu’avez-vous migré au juste ? Pour quelles raisons avez-vous migré ? Quelles étaient les motivations de la migration que vous avez entamée ? Et quelles étaient les alternatives qui s’offraient à vous ? C’est ma première question.

Nicolas Benoît : Bonjour à toutes et à tous.
Je représente une organisation syndicale et ce n’est pas banal qu’on migre aujourd’hui sur des logiciels libres.
Pour répondre à tes questions, tu nous as contraints sur une intervention de deux minutes, nous avons migré de notre système d’exploitation Windows vers Linux, notre système de messagerie Outlook vers Thunderbird via SOGo [3], migration de données sur serveur NAS [serveur de stockage en réseau] via Tracim [4] et une migration logicielle pour un suivi de formation.
Les raisons sont simples :

• la problématique systémique avec nos prestataires précédents et le manque de maîtrise de fonctionnalités de notre messagerie, c’est-à-dire qu’on ne pouvait pas gérer, avoir la main sur la messagerie et les adresses mails,
• la politique revendicative propre liée aux GAFAM aussi puisque nous sommes opposés aux GAFAM, mais comme on ne nous présente que ça c’est compliqué de le faire
• et aussi la souveraineté de nos données puisqu’on voulait que nos données soient stockées en France.

L’alternative était claire : conserver un environnement Microsoft qui nous coûte ou faire la bascule dans un environnement du Libre peu connu, propre à l’imaginaire et angoissant car souvent lié au monde de la programmation.
J’ai essayé de faire court en deux minutes.

Nicolas Vivant : Damien, j’ai entendu dire qu’Algoo n’était pas pour rien dans cette migration. J’imagine que c’est de cela dont tu vas nous parler. Qu’est-ce qui fait qu’une société comme Algoo décide de donner un coup de main à la CGT sur une migration comme celle-là, d’autant que ce n’est pas toujours simple de trouver du support pour de la bureautique sous Linux, d’identifier des prestataires capables de soutenir un parc en premier et deuxième niveau et tout ça ? Ta vision de cette migration.

Damien Accorsi : Bonjour à tous. Nous avons effectivement accompagné Nicolas Benoît sur la migration vers Linux.
Pourquoi fait-on ce genre de mission ? Je vais faire une petite parenthèse personnelle : ça fait 25 ans, 26 ans maintenant que je fais du prosélytisme pour basculer sur des logiciels libres, historiquement dans l’environnement personnel, et puis, au bout d’un moment, je me suis un peu lassé parce que j’avais toujours les mêmes retours. Quand j’ai créé Algoo il y a dix ans, on s’est vraiment focalisé sur les logiciels libres. Quand Nicolas m’a sollicité pour cette migration, j’ai sauté sur l’occasion. C’est vraiment une démarche vertueuse de migrer sur le logiciel libre, notamment dans une démarche de souveraineté. Je dirais que le challenge avec la CGT c’est qu’on n’est avec des équipes type power users, type développeurs qui sont à l’aise avec les logiciels libres, avec les outils informatiques éventuellement, en tout cas pas comme ceux qu’on voit traditionnellement dans l’écosystème du logiciel libre. Et paradoxalement, toutes les briques fonctionnelles sont prêtes, Tracim bien sûr puisque nous en sommes les développeurs, mais aussi LibreOffice, Thunderbird et c’était aussi une occasion de montrer que c’est possible.
De mon point de vue, l’expérience est un succès, on va en parler après. Pour nous, c’est le début d’une nouvelle corde à notre arc puisque cette migration a fait des émules et on lance notamment un forum d’entraide pour les gens qui veulent migrer des parcs sur Linux. Si vous êtes intéressé, n’hésitez pas à venir nous voir sur notre stand.

Nicolas Vivant : Pour Algoo, cette migration était-elle une première ? Aviez-vous déjà fait des migrations de ce type ou migré toute une infra ?

Damien Accorsi : Nous avions déjà fait des migrations mais vraiment sur des petites équipes, typiquement des petites collectivités, des petites mairies où il y a trois/quatre postes et quelques postes à l’école, il n’y avait donc pas le même le même enjeu. À partir du moment où les deux salariés de la mairie sont partisans pour migrer, ça se fait naturellement. Là, l’équipe était plus conséquente. Nous en avions déjà fait, mais c’est quand même un challenge, j’avoue que j’appréhendais un petit peu, mais ça s’est bien passé.

Nicolas Vivant : Nicolas, peux-tu nous dire un petit mot sur l’environnement ? Combien de personnes, combien de postes à l’Union départementale CGT ?

Nicolas Benoît : Une quinzaine de personnes devaient migrer avec deux structures différentes, l’Union départementale et la métallurgie, avec aussi des interactions avec d’autres structures.

Nicolas Vivant : OK. Marie-Jo, tu as une entreprise qui s’appelle OpenGo. Je sais que vous faites de la formation et je sais que vous aidez aussi à des migrations. Quelles migrations ?

Marie-Jo Kopp Castinel : OpenGo est spécialiste du poste de travail dans le projet de migration bureautique, on va dire depuis OpenOffice version 2, donc ça date. Il m’arrive aussi d’être sur de la messagerie, etc., mais ce n’est pas pour cela que je suis là aujourd’hui. Donc, sur la partie bureautique, migration à LibreOffice essentiellement, avec un accompagnement qui peut être de la formation, qui est toute la conduite du changement et tout ce qui est autour, donc un projet de migration avec les modèles, avec les analyses de fichiers, les reprises des macros, etc. On se positionne du début jusqu’à la fin et, selon les migrations, ça dépend.
Aujourd’hui je pourrais vous citer des migrations purement iséroises : Saint-Martin d’Uriage, Voreppe, Saint-Égrève via le CNFPT [Centre national de la fonction publique territoriale] aussi, mais aujourd’hui je parlerai du département de l’Aude qui termine sa migration, que j’ai accompagné depuis le mois de mai 2025, migration à LibreOffice et migration à Zimbra [5] via Beezim [6], je ne sais pas s’il est là.

Nicolas Vivant : Comment en vient-on à créer une entreprise là-dedans et à se positionner là-dessus ? Quelle a été la démarche ?

Marie-Jo Kopp Castinel : Au départ, ça n’était pas OpenGo, il y a eu plusieurs sociétés. Au départ, on reste formateur aussi sur les produits Microsoft, de moins en moins, et puis un jour, notamment avec Philippe qui est ici, ça a été le début d’OpenOffice, ça allait dans mes valeurs de partage. Je suis rentrée dans le Libre il y a 25 ans et je continue à être dans ces valeurs du Libre : partage, connaissance, travailler ensemble et avancer ensemble et aujourd’hui le monde en a bien besoin.

Nicolas Vivant : Merci.
Baptiste, toi aussi tu as entamé une migration à Claix, je crois que c’est assez récent. Est-ce que tu peux nous en dire deux mots ? C’est-à-dire qu’est-ce que tu as migré exactement ? Pour quelles raisons ? Et quelles alternatives s’offraient à toi ?

Baptiste Danielewicz : Bonjour. Claix, à peu près 8000 habitants. Historiquement, depuis plus d’une vingtaine d’années, nous étions sur du Microsoft Exchange qui avait été migré progressivement au fil de l’eau, et Microsoft a annoncé, il y a un an ou deux, la fin de son mode de licence perpétuelle. À ce moment-là, forcément, nous nous sommes interrogés, les politiques tarifaires n’étaient pas connues, mais, déjà, je n’étais pas spécialement pour le fait de basculer sur un mode d’abonnement. Je savais que je souhaitais conserver un mode de messagerie on-premise. Nous nous sommes interrogés et nous avons regardé ce qui se fait autour du marché, sur la place. L’idée c’était quand même de balayer assez large aussi bien sur des solutions propriétaire que des solutions open source. Dans notre benchmark, nous avons intégré des solutions dont il ne faut pas parler trop fort, ce n’est pas la politique du moment. Nous voulions être vraiment transparents, avoir une vision à 360, pour donner le choix à nos utilisateurs, on y reviendra plus tard. L’idée c’était que nos utilisateurs, qui sont vraiment au contact direct avec la messagerie au quotidien, puissent choisir une nouvelle solution.

Nicolas Vivant : Quelle solution ont-ils choisie ?

Baptiste Danielewicz : Ils ont choisi une solution open source, qui est basée sur Open-Xchange [7] dans un cadre particulier. C’est une solution qui est portée et packagée par la DINUM [Direction interministérielle du Numérique], qui a été intégrée au niveau du SITPI [Syndicat Intercommunal des Technologies de l’Information], un syndicat intercommunal auquel Claix adhère. Ce sont donc les équipes du SITPI qui nous gèrent au quotidien.

Nicolas Vivant : On va enchaîner tout de suite. Comment cette migration s’est-elle passée ? Parce que c’est chaud, quand même, quand ça fait plusieurs dizaines d’années qu’on est sur du Microsoft Exchange. Comment arrive-t-on à en discuter d’abord avec les décideurs et puis comment fait-on exactement ? Il faut le dire : je ne connaissais pas de migrations de MS Exchange vers Open-Xchange, en France, avant que le SITPI et vous le fassiez.

Baptiste Danielewicz : Nous avons aussi cherché et nous n’en a pas trouvé. Au niveau de ma direction, la commande c’était d’avoir quelque chose qui soit quand même souverain, il y avait aussi une certaine sensibilité sur la partie maîtrise des données. Mais le besoin principal, je vous l’ai dit tout à l’heure, concernait la messagerie qui n’appartient pas à la DSI, elle appartient aux utilisateurs, ce n’est pas un outil du back office. Pour moi, la commande c’était de satisfaire le besoin utilisateur. Pour cela, on a monté un groupe projet, on a embarqué dans la démarche une vingtaine d’utilisateurs de manière très large – des assistantes de direction, du personnel d’accueil, des cadres, un ou deux membres du Codir –, dans toutes les directions, sur tous les services, des gens aguerris et des gens beaucoup moins aguerris. L’idée c’était d’avoir vraiment une vision 360 de nos utilisateurs, les experts et ceux qui sont aussi un petit peu rebutés par l’informatique, pour qu’ils puissent aussi donner leur avis sur les différentes solutions.

Nicolas Vivant : Quand tu dis embarqué, ça veut dire que vous avez fait un bêta-test ? Vous avez embarqué dans le benchmarking.

Baptiste Danielewicz : C’est ça. Nous avons interrogé ces 20 utilisateurs. L’objectif c’était de faire des démos. On voulait que la démo soit orientée utilisateur, on ne voulait pas une démonstration du back office, ça ne nous intéressait pas. On voulait des démonstrations pour les utilisateurs : comment j’accède à une boîte aux lettres, comment je partage mon calendrier, comment je donne accès à mes contacts. Il a fallu qu’on fasse une liste de toutes ces fonctionnalités. On a donc monté un groupe de travail avec ces 20 agents, on leur a demandé de lister leurs besoins et de les formaliser : de quoi avez-vous besoin ? Comment faites-vous aujourd’hui ? Est-ce que c’est quelque chose qui est important ? Est-ce que c’est quelque chose qui est facultatif ? Est-ce que c’est facile ? Est-ce que c’est compliqué ? Qu’est-ce que vous ne pouvez pas faire aujourd’hui ? Un exemple tout bête : créer une réunion et générer un lien de visio automatiquement, c’était dans les souhaits d’amélioration.
On a listé tout ça, ça a fait une belle liste de courses et c’est ce qui a fait notre document, notre trame pour le filage des démonstrations. C’est ce qu’on a fourni à l’ensemble des candidats qu’on avait sourcés et on a organisé des démonstrations sur la base d’une heure de démo avec 90 % du temps orienté sur un filage de démo utilisateur, c’est-à-dire l’interface qu’ils allaient avoir demain.
Pour moi il y avait un deuxième objectif, c’était de sortir d’Outlook. Avant on était sur un client lourd et je voulais basculer sur un client mail (Web) à 100 %. Vous devinez l’objectif, à terme c’est de sortir du pack office et le premier pas c’était sortir d’Outlook.

Nicolas Vivant : D’accord. Donc ça c’était dans la phase préparatoire, ensuite il y a eu une migration technique. Je crois qu’une conférence est prévue, vous allez rentrer dans les détails avec le prestataire qui vous a aidés, le SITPI, le syndicat. Une fois que la migration a été faite, comment est-ce que ça a été vécu par les gens ? Qu’est-ce que vous avez mis en place pour accompagner les autres utilisateurs qui ne s’étaient pas investis en amont dans le projet ? En gros, quel retour peux-tu nous faire, puisque maintenant tu commences à avoir un peu de recul, sur la mise en place d’Open-Xchange à Claix ?

Baptiste Danielewicz : La migration a été réalisée début octobre 2025. On a déjà quelques mois d’envol et on vole paisiblement.
On avait une vingtaine d’utilisateurs, je l’ai dit, aujourd’hui on a à peu près 120 utilisateurs au quotidien de la messagerie et on a à peu près 200 boîtes quand on ajoute les ressources et les boîtes de service. Ce qui a grandement facilité l’adoption par l’ensemble des utilisateurs, avec l’objectif d’avoir un grand nombre d’utilisateurs engagés dans cette démarche, c’est que ce soit eux qui portent le message au niveau de leurs collègues. Une assistante de direction est au contact quotidien avec les membres de son service ou de sa direction. Même si la DSI est accessible, même si nous bougeons, nous ne sommes pas à côté d’eux au quotidien.
L’idée c’était que ces personnes, qui étaient au départ sur l’élaboration du cahier des charges, soient aussi présentes pour la démo et ce sont elles qui nous ont dit oui ou non sur les solutions. Du coup charge à elles, ce qui s’est fait naturellement, d’expliquer pourquoi la solution Open-Xchange a été choisie. On a gardé une bonne partie de ces mêmes référents, on les a formés à la nouvelle interface – former c’est un grand mot, c’était plutôt une découverte de cette nouvelle interface – et le maître-mot c’était « conduite du changement ». Nous sommes deux, nous nous sommes dit qu’aller former directement tous les utilisateurs c’était quand même compliqué, donc nous nous sommes basés sur les référents et ça a permis aussi de valoriser le travail des agents au quotidien qui font du support sans le savoir, qui répondent aux petites questions, et c’est principalement grâce à eux qu’on a réussi ce challenge.

Nicolas Vivant : C’est intéressant parce que ce n’était pas la solution de la DSI c’était la solution d’utilisateurs clés de la collectivité.

Baptiste Danielewicz : Clairement.

Nicolas Vivant : Aujourd’hui, si quelqu’un voulait envisager la même migration, parce qu’il y a encore des gens qui sont sous M$ Exchange, d’abord est-ce que tu le conseillerais et qu’est-ce que tu donnerais comme conseils à une personne qui souhaiterait faire la même migration ?

Baptiste Danielewicz : Je conseille d’utiliser la même démarche. L’outil est adapté à nos besoins, mais je dirais qu’il peut y avoir quasiment autant de solutions adaptées à ses besoins, qui correspondent à ses besoins. Je pense qu’il est tout à fait adapté à d’autres cas d’usage dans des collectivités ou dans des entreprises privées de même taille, mais je vous encourage, dans le cas du passage d’un client lourd d’une solution X a du Webmail sur une solution Y, à embarquer vos utilisateurs, à les engager. C’est une grande partie de la réussite.
L’autre partie de la réussite c’est le soutien de la direction. J’avais forcément des contacts très réguliers avec la DG. Nos élus suivaient aussi cette démarche. Étant donné qu’on avait embarqué un grand nombre d’utilisateurs, on a eu très peu de questions sur la raison pour laquelle on allait là.

Nicolas Vivant : OK. Génial. Marie-Jo, Conseil départemental de l’Aude, que s’est-il passé ? Il n’y avait plus d’argent ?

Marie-Jo Kopp Castinel : Il y a toujours une histoire d’argent, bien sûr, merci Microsoft d’avoir mis cette location parce que ça a tout changé. On ne peut plus être en amortissement, mais en frais de fonctionnement, les collectivités n’ont pas de sous, enfin de moins en moins. Il y avait un problème d’argent, mais il y avait aussi le DGS qui arrivait d’une collectivité qui était déjà sur LibreOffice. Il a dit « je me suis réhabitué à utiliser à Microsoft ». Baptiste en parlait, c’est vraiment une volonté de la direction, une volonté politique et je crois que ce triptyque est essentiel, je le répète tout le temps : politique, direction et DSI, parce que quand on a des DSI pro-Microsoft, c’est compliqué de faire suivre les équipes support.
C’est une success story dans le sens où tout le mode opératoire était là. Ils ont décidé de faire du e-learning parce qu’il y avait 4500 agents. Sur une petite collectivité comme Voreppe, comme Saint-Martin d’Uriage, on peut former en quatre mois tout le monde, mais, avec 4500, il ne faut pas que ça dure trois ans. On a donc formé des référents, on a formé des groupes ambassadeurs, etc., ce sont les utilisateurs ambassadeurs qui ont embarqué le truc. Il y avait aussi un une particularité à l’Aude : la com’ était avec nous, elle a communiqué énormément et, dans la conduite du changement, il faut de la com’ en permanence et un accompagnement complet du début jusqu’à la fin.
La migration n’est pas totalement terminée puisqu’ils commencent à désinstaller seulement maintenant. Pour une migration de messagerie, vous n’avez pas le choix, vous ne pouvez pas avoir deux messageries et c’est une chance. Le problème de la bureautique c’est qu’on laisse les deux et c’est la cata. Ils commencent seulement à désinstaller les versions Microsoft Office aussi parce que Microsoft a arrêté la maintenance de ses versions en 2020. Donc de toute façon, même ceux qui auront une dérogation, c’est reporté jusqu’en 2024, en 2029 ils arrêtent de maintenir 2024, de toute façon, c’est repoussé pour pas grand-chose.
C’était un choix financier, mais vraiment un accompagnement, tout le monde était vraiment impliqué et la direction c’est essentiel. La direction c’est l’exemplarité, les premiers qu’il faut former ce sont les directeurs, les premiers qu’il faut migrer, ce sont les directeurs.
Pour la petite histoire, j’étais encore en réunion hier avec eux, ils ont désinstallé bien sûr la partie DSI assez vite, les bibliothèques sont en train d’être désinstallées et c’est assez incroyable, la première direction qui va être désinstallée ce sont les finances. On a une DGA [Directrice générale adjointe], derrière, qui a dit « on passe à LibreOffice, point. » Ce n’est pas « on ne va pas m’arracher mon Excel, on passe à LibreOffice ». Tout le monde était vraiment OK. Il y a eu le respect de séances plénières avec présentation, par le DGS [Directeur général des services], à tous les agents.
Le mode opératoire de la conduite du changement c’est vraiment communication et implication de ce triptyque DSI, élus et direction.

Nicolas Vivant : S’il n’y a pas ce triptyque, faut-il renoncer ?

Marie-Jo Kopp Castinel : C’est plus compliqué. On verra au mois de mars [élections municipales 2026, NdT] ce qui va se passer. Il peut y avoir des retours en arrière, ça peut être plus compliqué. Je pense quand même très important qu’il y ait la DSI d’abord, d’avoir des informaticiens convaincus. Tu es quelqu’un qui porte la bonne parole parce que, au début, tu ne viens pas du monde du Libre et tu es celui qui en parle le mieux parce que, justement, tu étais dans le monde propriétaire et tu as dit « ça marche mieux ». C’est plus compliqué. Je pense quand même qu’il faut vraiment avoir la direction sinon vous allez avoir en permanence les DSI qui se battent avec des nouveaux directeurs qui arrivent. On entend des choses du style « moi je suis là pour travailler, pas pour philosopher », c’est odieux d’entendre ça ! Je pense qu’il faut quand même qu’il y ait surtout direction et DSI. Après, quand il y a la volonté politique de souveraineté, tout le monde est d’accord aujourd’hui, ça aide aussi. Pour pérenniser je pense qu’il faut direction et DSI.

Nicolas Vivant : Il y a un choix qui s’offre quand on veut basculer comme ça, qui est LibreOffice ou OnlyOffice [8], on entend beaucoup parler des deux, on sait qu’à Lyon, par exemple, ils ont entamé le passage à OnlyOffice. À Échirolles, nous avons fait le choix de LibreOffice, on sait pourquoi on l’a choisi. Est-ce que tu sais pourquoi l’Aude a choisi LibreOffice ? Que peux-tu nous dire de ces deux solutions ?

Marie-Jo Kopp Castinel : Pour la petite histoire, ils s’étaient posé la question. Lors du premier contact que j’ai eu avec le DSI de l’Aude, je lui ai demandé « vous êtes fixés sur LibreOffice, OnlyOffice ? ». Il m’a dit « je suis un utilisateur de bureautique Madame, donc je ne veux pas entendre parler d’OnlyOffice. » J’accompagne Lyon, j’ai le marché avec la ville de Lyon pour OnlyOffice. Ce n’est pas encore totalement abouti, il y a des soucis de compatibilité, il y a des fonctionnalités qui manquent, ça évolue, chaque nouvelle version apporte des choses. Aujourd’hui, il est clair que LibreOffice est une solution aboutie. Je n’en dirai pas plus là-dessus.

Nicolas Vivant : Sans citer forcément de noms, en tout cas c’est important de savoir que ces deux solutions existent. Je sais que beaucoup de gens sont séduits par OnlyOffice pour sa ressemblance avec...

Marie-Jo Kopp Castinel : Pour sa ressemblance, bien sûr, les gens disent « c’est joli ». Rappeler quand même que maintenant LibreOffice a l’environnement à onglets, c’est le même environnement, les boutons sont exactement aux mêmes endroits, on ne peut pas dire qu’on est perdu, quand quelqu’un dit « je n’arrive plus à faire une somme », c’est qu’il n’a jamais su faire une somme ! Il y en a beaucoup ! Aujourd’hui OnlyOffice plaît parce que c’est plus joli, ça ressemble. Après, quand on est utilisateur de bureautique, il faut que ça marche, il faut que l’outil marche.

Nicolas Vivant : Pour avoir une idée, le Conseil départemental de l’Aude représente combien d’utilisateurs ?

Marie-Jo Kopp Castinel : À peu près 4500 agents. Ça doit être de 2800 utilisateurs effectifs parce que beaucoup d’agents ne sont pas nécessairement sur le numérique.

Nicolas Vivant : Quelle est la durée pour un projet de ce type-là, pour une migration ?

Marie-Jo Kopp Castinel : Ils ont attaqué techniquement et il y avait la partie messagerie. Moi j’aime bien passer avant la messagerie, parce que c’est un traumatisme d’enlever un Outlook. Je dis « ne vous inquiétez pas avec LibreOffice, vous allez vite oublier, il y a l’autre qui arrive, il y a Beezim qui arrive avec sa messagerie Zimbra, ça va bien se passer avec LibreOffice. » Il faut bien décorréler les deux, parce que c’est compliqué, surtout ne pas mettre les deux en même temps. Quelle était la question ?

Nicolas Vivant : La durée du projet.

Marie-Jo Kopp Castinel : Je suis intervenue à partir du mois de mai, avril même, puisqu’il y avait la partie reprise des modèles, analyse de documents, fonds documentaire, etc., et là c’est terminé. Il y a toujours un accompagnement dans le temps pour des reprises de fichiers ou des reprises de macros. On ne peut pas reprendre des macros avec JavaScript sur OnlyOffice, ça n’existe pas, ça ne se fait pas.

Nicolas Vivant : Ce que tu dis est intéressant. Tu dis qu’il ne faut surtout pas tout faire en même temps et justement, c’est exactement ce qu’ont fait Nicolas et Damien sur le projet, puisqu’ils sont passés sous Linux donc, évidemment il n’y a plus de Microsoft Office, il y a plus d’Outlook, ils ont tout fait en même temps. Ce que je trouve très intéressant dans cette migration, c’est que d’un coup il a fallu absolument tout changer, passer de Microsoft Office à LibreOffice, de Outlook à Thunderbird, de Windows à Linux. Comment avez-vous organisé ça ? Comment ça s’est passé ? Comment les utilisateurs l’ont-ils vécu ? Quelques détails sur cette migration.

Damien Accorsi : La migration s’est effectivement passée en une seule fois. Il faut quand même rappeler qu’il y avait eu un travail préliminaire pour valider sur un poste de travail, avec une personne, le périmètre fonctionnel, que le périmètre fonctionnel était OK et, sur les premiers échanges, on a clarifié tous les points de friction : « Avec Thunderbird, on ne peut pas faire ça. – Si on peut, ça se fait comme ça – Sur LibreOffice, on ne peut pas faire ça. – Si, en fait on peut. » Et puis il y a eu notamment le sujet des macros, on n’a pas eu beaucoup de macros à migrer, on en a quand même eu, c’est un sujet qu’on a délibérément reporté parce que ça ne mettait pas en péril la migration complète, ça concernait seulement quelques personnes.
Après comment ça se passe ? En fait, on fait des phases de formation et, comme disait Marie-Jo, il y a une phase d’accompagnement qui est extrêmement importante.
Pour moi la migration elle-même, c’est plutôt probablement un surcoût qu’une économie, mais, sur le long terme, c’est une économie. Je dis que c’est un surcoût, parce que, à mon sens, il ne faut surtout pas migrer sans prévoir de phase d’accompagnement parce que c’est ce qui permet de dédramatiser les problèmes, c’est ce qui permet de trouver des bonnes solutions, des solutions de contournement. Je ne pense pas que les logiciels libres soient fondamentalement meilleurs fonctionnellement, on a des avantages d’un côté, des avantages de l’autre, des inconvénients d’un côté, des inconvénients de l’autre. Il faut que les utilisateurs sachent ce qu’ils perdent et ce qu’ils gagnent, après il y a un plan d’action avec migration.
Je le disais tout à l’heure, quand on migre tout d’un coup, la migration est une phase un petit peu stressante parce que si ça ne marche pas, ça ne marche pas et ça ne marche pas pour tout le monde, il n’y a pas de mode dégradé, comme on peut en avoir par exemple sur la bureautique avec deux solutions en parallèle. Sur le système, en l’occurrence Linux, il faut que ça marche. Mais ça a été validé avant, on sait que ça marche parce qu’on l’utilise déjà au quotidien, ça a été validé côté utilisateurs et puis la direction a décidé d’aller dans ce sens, elle est donc prête à encaisser les éventuels couacs qui pourraient intervenir.

Nicolas Vivant : De ton côté, Nicolas, comment ça s’est passé ? Comment as-tu vécu ça ?

Nicolas Benoît : Il faut déjà avoir une chose : si je n’avais pas rencontré Nicolas et l’expérience de la ville d’Échirolles en matière de migration sur Libre, je ne suis pas sûr qu’on l’aurait faite.
Un, il y a la question politique à déterminer. Tu le disais, s’il n’y a pas une décision politique forte sur « on change de système, on a cette volonté-là », ça ne fonctionne pas. Ensuite, quand on a ça, il faut trouver les personnes volontaires. Il est vrai que pendant un an, notre administratrice qui faisait de la comptabilité sur un système particulier, a bien voulu jouer le jeu et changer carrément d’environnement, que soit la messagerie ou que ce soit le système d’exploitation. Au bout de six mois/un an, on a fait le point avec elle, ça a permis d’en convaincre d’autres, on a pris deux autres cobayes, donc une salariée puisqu’on a aussi des obligations d’employeur, on ne transforme pas leur travail comme ça du jour au lendemain sans garanties et accompagnement. Ça veut dire que cette salariée et moi-même sommes passés sur Linux de manière indépendante, on avait le NAS parce que ça avait été calé, mais on n’avait pas les connexions de messagerie entre nous, c’était donc compliqué pour travailler. On a fait ça pendant quelques mois et ça nous a permis d’expliquer à toute l’équipe, à tout le monde, qu’on était prêts.
Donc les avantages, les inconvénients, établissement d’un cahier des charges et ensuite proposition à l’ensemble.
Tu parlais des structures tout à l’heure, il y a deux structures sur quatre qui ont refusé d’y aller, elles ne se sentaient pas prêtes, mais les deux autres ont passé le cap ce qui a permis d’économiser de l’argent sur le long terme, mais d’engager des frais supplémentaires pour changer parce qu’on a aussi changé le NAS dans un second temps, nous sommes passés sur Tracim, c’est donc aussi de la formation, c’est aussi complexe. Et la problématique des macros est quand même quelque chose de conséquent. On ne gère pas forcément des macros au quotidien, mais on avait un système important pour le suivi des formations et des inscriptions, etc., qui nécessitait des macros et on a contractualisé avec Algoo pour développer un système qui s’appuie sur le tableur Office, qui nous a permis de solutionner cela.
Pour conclure, pour essayer de lever un peu les appréhensions qu’il peut y avoir autour de tout ça, je pense que les dialogues, les échanges y contribuent et je pense qu’il faut valoriser les partenariats pour aller un peu plus loin avec d’autres acteurs.

Nicolas Vivant : Et s’il y avait une structure de votre taille, une quinzaine de postes, qui se posait des questions sur un éventuel passage à Linux, est-ce que tu leur conseillerais et quels conseils tu lui donnerais pour mener à bien ? Peux-tu nous donner une idée aussi de la durée du projet ? Combien de temps cela a-t-il pris pour passer de cet environnement full Microsoft à un environnement full Libre ?

Nicolas Benoît : Au-delà de l’expérience qu’on a eue, je crois qu’on a contractualisé en décembre, et l’objectif c’était qu’en juin le déploiement soit complètement fait, réalisé et fonctionnel. On s’était donné une période de six mois. J’ai sollicité la confédération et tous les autres acteurs pour qu’ils passent au Libre parce que c’est quelque chose d’important. Aujourd’hui, on ne peut pas laisser la main à Microsoft, à l’ensemble des GAFAM, sur l’ensemble de nos données, c’est impensable ! On voit les problématiques dans le domaine de la santé où on n’a plus la main sur rien, on est donc obligé d’acheter du matériel américain et les systèmes qui vont bien et on est espionné de partout. Sans rentrer dans le débat, on a des priorités de souveraineté à gérer.

Nicolas Vivant : OK. Merci beaucoup. Est-ce qu’il y a des choses que vous souhaitez ajouter sur vos migrations respectives ? Après, ce serait sympa de faire un petit échange avec le public s’il a des questions.

Nicolas Benoît : Je voudrais juste préciser un point la durée de la migration. On a effectivement compté grosso modo six mois entre le début des travaux ensemble et la migration effective. En réalité, il n’y a pas de date à laquelle la migration est terminée. La migration s’est passée et il y a une phase de support qui est dégressive. Les premières semaines, il y a eu énormément de support, énormément de questions. Petit à petit le volume s’atténue et je dirais qu’au bout d’un an, on s’était fait la réflexion en interne, « tiens on n’a plus vraiment de sollicitations de la CGT. » On a des sollicitations quand il y a une panne, une coupure Internet, un matériel qui est défaillant, mais, grosso modo, je dirais que l’appropriation complète et définitive de l’outil par le client, la CGT en l’occurrence, s’est faite en moins d’un an. Encore une fois, il n’y a pas de date précise à donner. À un moment, on a relevé la tête et on s’est dit « ça y est, c’est gagné. »

Nicolas Vivant : Bravo pour toutes ces belles migrations.

Marie-Jo Kopp Castinel : Je peux ajouter parce que je n’ai pas insisté sur la partie e-learning choisie, parce que c’est une façon d’aller vite. Mon partenaire, Damien, a mis en place une plateforme Chamilo [9] qui est une plateforme LMS [Learning Management System] libre, ils ont acheté les modules e-learning, etc. Le présentiel c’est mieux, mais si on veut aller vite ! Tu dis que ce n’est jamais vraiment fini. Si, quand on a désinstallé une suite bureautique. Je me souviendrai toujours du DSI de Voreppe, Alain, qui dit qu’on n’entend pas plus parler de la bureautique qu’avant.

Nicolas Vivant : Oui, c’est un très bon retour. À Échirolles, on a souvent le retour « il n’y a pas grand-chose qui a changé ». On mesure le boulot qui a été accompli et tout ce qui a changé et ça nous fait bien plaisir comme retour parce que ça veut dire que nous n’avons pas été trop violents avec nos utilisateurs.
Je crois que la chose que vous dites tous et toutes c’est que la satisfaction des utilisateurs est vraiment la chose importante pour entamer une migration, la réussir, et même pour éviter un éventuel retour en arrière. C’est la satisfaction des utilisateurs qui fait que c’est beaucoup plus compliqué de remettre énormément d’argent pour revenir sur des solutions propriétaires.

Baptiste Danielewicz : Le piège, notamment sur la partie messagerie, c’est de prendre le projet comme un projet technique, je pense que c’est le meilleur moyen de se prendre les pieds dans le tapis. Il faut se dire que le projet de migration messagerie n’appartient pas à la DSI, il appartient à l’environnement dans lequel on travaille, pour nous ce sont nos agents, dans une entreprise ce sont les salariés, et c’est le meilleur moyen de réussir le projet.

Nicolas Vivant : Merci beaucoup. On a cinq minutes pour des questions s’il y en a.

Public : Bonjour. J’aurais aimé quelques mots sur l’historique de la migration au niveau de la ville d’Échirolles [10] , Monsieur Vivant. Depuis quand et quelles ont été les décisions politiques qui ont été prises en quelques mots ?

Nicolas Vivant : La charte des logiciels libres a été signée en 2014, la création de la Direction de la stratégie numérique et la formalisation du schéma directeur en 2021, ça fait donc cinq ans. C’était un schéma directeur 2021/2026. On attend les élections municipales pour partir sur un nouveau schéma directeur, les sujets qui n’étaient pas abordés en 2021, typiquement c’est l’intelligence artificielle qui était inexistante ou presque. Voilà pour le calendrier. Pierre.

Public : Merci beaucoup pour la présentation. J’ai deux questions que je vais poser vite.
La première qui est philosophique, j’ai entendu, ce qui n’est pas forcément une bonne réflexion, qu’à la fin les utilisateurs disent « finalement rien n’a changé » et je me demande s’il n’y a pas une mission presque philosophique, politique, éthique du logiciel libre qui ne passe pas. Si rien n’a changé, ça veut dire qu’on ne comprend pas, au-delà de l’intérêt fonctionnel, l’intérêt de l’open source et du Libre. Première question, mais on peut passer dessus et en discuter après.
La deuxième m’intéresse plus par rapport à l’accompagnement au changement qui a été explicité. J’ai entendu qu’il y avait l’intégration des agents, dans le cadre de la fonction publique, sous une forme de power user qui allait écrire les cas d’usage, les besoins, les fonctionnalités et après qu’ils allaient être formés pour accompagner leurs collègues, etc. Je me suis fait la réflexion : en fait, c’est du travail en plus qu’on va demander à des agents, ça va prendre du temps, ça va nécessiter de leur part, au-delà du travail qu’ils ont à faire au quotidien, du travail en plus pour accompagner les collègues. Je voulais savoir s’il y avait une métrique de ce travail-là, comment c’était pris en compte, est-ce que, éventuellement, il y avait quelque chose là-dessus. Merci.

Damien Accorsi :Je veux bien répondre déjà sur le premier point. Je dirais que dans une organisation, il y a des gens dont c’est le métier de définir une stratégie avec des tenants et des aboutissants et la réalité c’est que la plupart des utilisateurs ne sont pas conscients de ces enjeux. C’est donc normal que, entre guillemets, « pour eux rien n’a changé ». Je pense que ce n’est pas le cas de tous les utilisateurs, mais, pour la majorité, l’informatique reste un outil et il faut en être conscient. C’est un outil pour faire leur travail et leur travail ce n’est pas de faire de la bureautique, leur travail c’est par exemple de rédiger des courriers. S’ils les rédigent avec Microsoft Office ou avec LibreOffice soit ils réussissent à faire leur travail, soit ils n’y arrivent pas. Par contre, les instances dirigeantes savent quels sont les enjeux, probablement qu’elles communiquent dessus, mais tout le monde n’est pas sensible à ce message.

Marie-Jo Kopp Castinel :Je vais compléter par rapport à cette question, je pense que la deuxième c’est plus toi. Dans la partie conduite du changement et dans ces séances plénières qui sont indispensables, on parle de l’intérêt du logiciel libre, ce que sont les valeurs du Libre. Après, on m’a reproché d’être un peu trop militante, j’apprends à l’être un peu moins. Comme dit Damien, le but c’est que les agents puissent continuer à faire leur travail. Ils n’ont rien demandé, on leur dit « tu vas prendre tel outil, tel outil. » Mon but c’est d’accompagner l’utilisateur quel que soit l’outil bureautique qu’on lui met dans les mains et de lui apprendre à s’en servir. Mais je suis tout à fait d’accord : quand on explique et que les gens comprennent, quand on comprend on adhère.

Baptiste Danielewicz :Pour la partie messagerie, la formation des agents référents c’est nous, côté SI, qui l’avons assurée. J’en profite pour saluer et remercier Xavier qui est dans la salle, qui m’a rejoint il n’y a pas très longtemps, un collaborateur qui défend aussi les valeurs du Libre. Il m’a beaucoup aidé, même en n’étant arrivé que très récemment dans la collectivité, il a pris le projet en marche. Nous nous sommes dit qu’il n’y a pas meilleur formateur que nous, c’est nous qui allons pouvoir expliquer de A à Z aussi les tenants et les aboutissants. Nous avons participé à une partie du paramétrage de l’outil et, du coup, ça avait du sens qu’on forme plutôt que ce soit un tiers. Nous nous sommes organisés en deux sessions de dix utilisateurs, on avait tablé sur une heure et demie, une heure quarante-cinq, ça a duré deux heures et quart et on a épuisé toutes les questions. L’idée c’est que ce soient des formations très interactives, vraiment orientées utilisateurs. Qu’a-t-on fait ? On a repris la trame des besoins, la trame de la démonstration et nous avons basé notre contenu de formation sur la trame des besoins et forcément, quand on fait ça, quand on part des besoins, qu’on essaye d’y répondre, il y a toujours des questions annexes, mais ça se passe très bien. On a aussi fait une documentation pour les utilisateurs avec des captures d’écran pour expliquer tous les petits paramétrages qu’il faut faire par défaut en one-shot, de la documentation sur la façon mettre son message d’absence, toutes ces petites choses au quotidien.
L’idée, c’est que les utilisateurs référents soient là s’il y a quelque chose qu’on ne comprend pas, mais il y a aussi de la documentation pour s’auto-former et avoir de l’indépendance. On parle de souveraineté de manière générale et c’est très bien mais, j’aime bien qu’on parle aussi d’autonomie au niveau des agents et c’est vers cela qu’on les a guidés. On n’a pas eu de retours, justement de la part des référents, pour nous dire « on n’en peut plus, on a trop demandes, on n’arrive pas à suivre. » C’était de la petite question, c’était de la bobologie du quotidien et ils se sont dit « c’est très bien parce que c’est vrai qu’on peut apporter une réponse plus rapide que vous, niveau DSI, parce que vous n’êtes que deux. »

Nicolas Vivant : On va prendre une toute dernière question, très rapide, et puis on va passer la main.

Public : Je vais être rapide, Pierre Mériaux adjoint au Numérique à Grenoble. Je me félicite d’avoir appris de ces expériences que le basculement dans un système complet en logiciel libre n’a pas provoqué de grève à l’UD CGT, ce n’est déjà pas mal, parce qu’à la ville on a une petite expérience qui a généré quand même beaucoup de tensions : on a basculé en logiciel libre intégral 1600 PC qu’on a dans les écoles et la difficulté qu’on a eue c’est que l’Éducation nationale ne forme pas ses personnels au logiciel libre. On s’est donc retrouvé à fournir du matériel et à devoir fournir, à la place de l’employeur, une formation qu’on a dû étaler sur cinq ans, ça a donc été très long et un peu douloureux. Se pose donc la question de l’adéquation entre les moyens qu’on met et la volonté politique et, quand il y a plusieurs échelles de collectivités, c’est plus compliqué.
On a basculé en LibreOffice les 1200 postes de la ville, par contre on n’a pas encore basculé intégralement en système d’exploitation et en messagerie.
Je voulais saluer, comme ça a été dit, la rapacité des GAFAM qui va nous aider à décider très vite parce que là, maintenant, je ne sais pas quel élu pourra justifier de vouloir continuer à payer des licences Microsoft Office avec le nouveau système. Du coup, ça nous a aidé à décider et j’espère qu’il y aura de bonnes nouvelles, en 2026, pour la métropole de Grenoble qui est associée à la ville dans une DSI commune qui était un peu réticente jusqu’à maintenant. Mais justement, vu le changement, je pense qu’on va enclencher une autre vitesse maintenant.

Nicolas Vivant : Merci beaucoup pour ce témoignage. Bravo à nos intervenants.

[Applaudissements]